So formulieren Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz

Der letzte Tag vor Ihrem wohlverdienten Urlaub ist oft purer Stress. Immerhin gibt es noch viele Dinge, die vor Ihrer Arbeitspause noch erledigt und an Ihre Urlaubsvertretung übergeben werden müssen. Das Schreiben der Abwesenheitsnotiz kommt bei der Planung der Urlaubsstrategie in vielen Fällen zu kurz und steht erst kurz vor dem Verlassen des Büros auf Ihrer To-do-Liste!

Wer sich allerdings gekonnt mit einer gut formulierten Abwesenheitsnotiz in den Urlaub verabschiedet, der stellt sicher, dass Kunden nicht enttäuscht werden und dringende Angelegenheiten auch während seiner Abwesenheit bearbeitet werden. Auf was Sie bei der Formulierung einer gelungenen Out-Of-Office-Notiz achten sollten, verraten wir Ihnen hier.

Höflichkeit ist das A und O

Wer kennt das nicht? Sie schreiben eine E-Mail und innerhalb weniger Minuten erhalten Sie eine kurze Abwesenheitsnotiz:

„Derzeit bin ich nicht für Sie erreichbar. Ihre E-Mail wird während meiner Abwesenheit nicht weitergeleitet.“

Diese beiden Sätze übermitteln zwar die wichtigsten Informationen, allerdings sind sie weder höflich noch hilfreich. Das ist für den Absender nicht nur frustrierend, sondern kann im Ernstfall Sympathiepunkte und sogar Aufträge und Kunden kosten. Besser ist es auch in der Out-Of-Office-Notiz auf höfliche Formulierungen, wie beispielsweise „danke“, „leider“ oder „bedauerlicherweise“ zurückzugreifen.

Stellen Sie Ihre Rückkehr in Aussicht

Wenn Sie sich mit einer höflichen Abwesenheitsnotiz von Ihren Kunden und Geschäftspartnern in den Urlaub verabschieden, sorgen Sie zwar für weniger Unmut, bieten allerdings keinen Anhaltspunkt darüber, ab wann Sie wieder erreichbar sein werden.

Auch wenn Sie zu Beginn Ihres Urlaubs noch nicht an Ihre Rückkehr ins Büro denken möchten, ist es wichtig, dass der Absender einen Anhaltspunkt hat, ab wann er wieder mit Ihnen rechnen kann.

Bieten Sie Hilfe an

Für dringende Anliegen reicht es dem Absender natürlich nicht zu wissen, dass seine E-Mail nach Ihrer Rückkehr in zwei Wochen bearbeitet wird. Bieten Sie daher einen alternativen Kontakt an, der sich während Ihres Urlaubs um die Dinge kümmert, die nicht warten können. Dafür reicht ein kurzer Vermerk mit dem Namen und den Kontaktdaten Ihrer Vertretung – natürlich können Sie während Ihrer Abwesenheit Ihre E-Mails auch an einen Kollegen weiterleiten.

Im Idealfall ist Ihre Urlaubsvertretung jemand der mit Ihrem Business, Ihren Arbeitsabläufen und Ihren Kunden schon vertraut ist. Für Entrepreneure oder Freiberufler, die alleine arbeiten, aber dennoch in Ihrem Urlaub komplett abschalten möchten, gibt es die Möglichkeit Ihre E-Mails und Telefonate auf unseren professionellen Vertretungsservice umzuleiten, der sich kompetent um Ihre Anfragen kümmert.

Humor und Schadenfreude sind fehl am Platz

Sie freuen sich schon seit Monaten auf Ihren Urlaub und würden Ihre Vorfreude am liebsten jedem Menschen, der Ihnen begegnet, unter die Nase reiben. Unter Kollegen und Freunden ist das sicherlich ein Spaß, in der Abwesenheitsnotiz gilt allerdings: Professionell bleiben!

Verzichten Sie auf Aussagen wie:

„Ich kann Ihre E-Mail leider gerade nicht bearbeiten, da ich mir am Sandstrand in Italien die Sonne auf den Bauch scheinen lasse – sobald alle Cocktails ausgetrunken sind, kehre ich wieder ins Büro zurück.“

Die Checkliste für Ihre perfekte Abwesenheitsnotiz

Bevor Sie also Ihren Rechner herunterfahren und sich auf den Weg zum Flughafen machen, checken Sie, ob alle notwendigen Punkte in Ihrer Out-Of-Office-Notiz enthalten sind.

• Höflicher Ton und Anrede
• Info über Ihre Rückkehr ins Büro
• Kontaktdaten Ihrer Urlaubsvertretung und gegebenenfalls einen Hinweis, dass alle E-Mails automatisch weitergeleitet werden

Falls Sie regelmäßig mit Kunden und Kollegen im Ausland Kontakt haben, sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz zudem in alle relevanten Sprachen übersetzen.

Ihre perfekte Abwesenheitsnotiz könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider befinde ich mich bis einschließlich TT.MM.JJJJ außer Haus und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihre Nachricht zeitnah bearbeiten.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann unter m.mustermann@email.de oder telefonisch unter +49 (0) 123 456 789.

Freundliche Grüße und vielen Dank für Ihr Verständnis,

Signatur“