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Der Büroservice von ebuero: Flexibel und professionell!
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Was ist ein Büroservice?
Wie groß Ihr Unternehmen auch ist: Im Büro gibt es immer eine Menge Arbeit zu erledigen. Das Telefon klingelt, die Post stapelt sich und die eigentlich wertschöpfende Arbeit, die Ihnen zu mehr Wachstum verhilft, bleibt mehr und mehr auf der Strecke. An dieser Stelle kann ein Büroservice Abhilfe schaffen. Moderne und zeitgemäße Anbieter von Bürodienstleistungen sind Outsourcing-Spezialisten. Der Büroservice unterstützt Unternehmen im Alltag und ermöglicht ihnen, sich auf das für sie Wesentliche zu konzentrieren.
Was genau ist ein Büroservice? Hinter einem Büroservice steht ein Dienstleister, der im Auftrag eines Unternehmens dessen Büroarbeiten übernimmt. Neben den klassischen Aufgaben eines Sekretärs oder einer Sekretärin leisten Büroservice-Anbieter heutzutage weitaus mehr und entlasten das Tagesgeschäft vieler Unternehmer:innen erheblich.
Im Folgenden fassen wir zusammen, welche Leistungen ein Büroservice übernimmt, für wen sich die Inanspruchnahme lohnt und welche Vor- und Nachteile ein externer Büroservice vielleicht auch mit sich bringen kann. Außerdem erhalten Sie einen Leitfaden dazu, wie Sie selbst einen Büroservice engagieren können.
Was ist ein professioneller Büroservice und was tut er?
Moderne Anbieter von Bürodienstleistungen spezialisieren sich auf das Outsourcing zahlreicher kaufmännischer Aufgaben, die in einem Büro anfallen. Das Ziel solcher Anbieter ist es, ihr Unternehmen zu entlasten, indem sie Ihnen zeitraubende und arbeitsintensive Tätigkeiten abnehmen. Ihr Vorteil: Sie können sich uneingeschränkt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Durch den Einsatz von erfahrenen und spezialisierten Mitarbeiter:innen werden alle anfallenden Aufgaben schnell und effizient bearbeitet. Ihr Unternehmen profitiert von einem hohen zeitlichen Vorteil, ohne dabei Abstriche bei der Professionalität hinnehmen zu müssen. Denn ein seriöser Büroservice arbeitet ausschließlich mit gut ausgebildeten und erfahrenen Fachkräften.
Diese externen Büroservice-Dienstleister haben ihren Sitz häufig in sogenannten Office- oder Business-Centern. Ihre Leistungen bieten sie nicht selten auch überregional an. Gar nicht selten sind Bürodienstleister auf bestimmte Branchen spezialisiert. Von ihrer Erfahrung profitieren vor allem kleine und mittelständische Betriebe. Vielleicht erhalten sie sogar Zugang zum vorhandenen Netzwerk des Anbieters. Große Unternehmen hingegen können durch einen virtuellen Büroservice auf ganze Abteilungen verzichten und sparen dadurch Personalkosten.
Ein Büroservice bietet also Einsparpotenziale. Wie auch die internen Personalkosten lassen sich die in Anspruch genommenen Leistungen steuerlich geltend machen.
Für wen empfiehlt sich ein Büroservice?
Bezüglich des Einsatzes eines Büroservices gibt es also kaum Einschränkungen. Büroserviceunternehmen bieten ihre Dienste sowohl für Unternehmen als auch für Freiberufler, Verbände, Vereine und Privatpersonen an. Für gewöhnlich berechnet der Büroservice anfallende Kosten im Stunden- oder 15-Minuten-Rhythmus. Da so nur bei tatsächlich anfallender Arbeit Kosten entstehen, lohnt sich der Büroservice auch, wenn Sie noch nicht wissen, wie viel Büroarbeit tatsächlich bei Ihnen anfällt.
Welche Leistungen bietet ein Büroservice?
Moderne Bürodienstleister übernehmen eine Vielzahl anfallender Aufgaben. Diese gehen deutlich über die klassischen Bürotätigkeiten hinaus. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die möglichen Leistungen. Welche Leistungen in welchem Umfang angeboten werden, hängt natürlich von jedem einzelnen Büroservice selbst ab. Hier kann das Angebot stark variieren.
Das angebotene Leistungsspektrum hängt unter anderem auch davon ab, ob Sie sich für einen Bürodienstleister aus einem Business Center oder für eine Privatperson entscheiden, die den Büroservice im Rahmen ihrer Selbstständigkeit oder Freiberuflichkeit anbietet. Bei den in einem Business Center ansässigen Bürodienstleistern profitieren Sie von umfangreichen Zusatzleistungen, die Sie flexibel hinzubuchen können. Zum Leistungsspektrum guter Büroservices gehören:
- Schreibarbeiten
- Büroorganisation
- Lektoratsarbeit
- Datenpflege
- Telefonservice
- Postservice
- Geschäftsadresse
- Konferenzräume und Tagesbüros
Das Sekretariat
Ein Sekretariat übernimmt sämtliche klassischen Bürotätigkeiten. Dazu zählen neben dem Telefon-Service und der Terminplanung auch das Sortieren und Beantworten von E-Mails, verwaltende Tätigkeiten und Assistenzaufgaben. Die Sekretär:innen bereiten anstehende Meetings und Präsentationen vor, recherchieren in Ihrem Auftrag, erstellen Abrechnungen und bestellen benötigte Büromaterialien. Dabei ist das Sekretariat auch der erste Kontaktpunkt für potenzielle Kund:innen und Geschäftspartner:innen. Nicht zuletzt deshalb bedarf es an dieser Stelle einer professionellen und freundlichen Besetzung. Wenn Sie einen Büroservice engagieren, profitieren Sie von erfahrenen Sekretär:innen, die das Image Ihres Unternehmens deutlich verbessern.
Der Telefonservice
Wie der Name schon sagt, nimmt der Telefonservice eingehende Anrufe entgegen und sorgt so für optimale Erreichbarkeit Ihres Unternehmens. Anrufende Kund:innen erwarten meist direkten Kontakt und unverzügliche Antworten auf ihre Fragen. Wenn sie hierfür in langen Warteschleifen hängen oder niemanden persönlich erreichen, ist es nicht ungewöhnlich, dass es sie im nächsten Schritt zur Konkurrenz zieht.
Ein Telefonservice sorgt dafür, dass Sie ständig erreichbar bleiben, auch wenn Sie selbst durch Meetings und Geschäftsreisen telefonisch verhindert sind. Dies erweckt den Eindruck, dass Ihr Unternehmen professionell aufgestellt ist, was für den Außenauftritt kleinerer Unternehmen und Start-ups von hoher Bedeutung ist. Profitieren auch Sie von unserem Telefonservice!
Ein guter Büroservice zeichnet sich dadurch aus, dass sich dessen Mitarbeiter:innen genau an Ihre Vorgaben halten. Denn Sie allein sollten bestimmen, wie sich die externen Sekretär:innen am Telefon melden und wie entgegengenommene Gespräche verlaufen sollten. Je nach Vereinbarung werden wichtige Anrufe zu Ihnen durchgestellt und solche mit geringerer Priorität von den Sekretär:innen abgewickelt. Dabei notieren die Telefonagent:innen alle wichtigen Informationen, tragen Termine in Ihren Kalender ein und lassen Ihnen die Gesprächsinhalte per E-Mail, App oder SMS zukommen. Dank einer solchen Aufteilung sparen Sie wertvolle Zeit, in der Sie sich uneingeschränkt um Ihr Unternehmen und Ihr Tagesgeschäft kümmern können. Und das, ohne sich um verpasste Anrufe zu sorgen.
Postadresse mieten
Ein Büroservice in der Nähe bietet ergänzende Vorteile. Wenn Sie sich für einen Büroservice mit Sitz in einem Business Center entscheiden, profitieren Sie von zusätzlichen Service-Leistungen. So bieten viele Bürodienstleister auch eine Postverwaltung an. Bei einer gemieteten Postanschrift handelt es sich keineswegs um eine Briefkastenadresse, sondern um ein professionelles Postfach, welches vom Büroservice verwaltet wird.
Ähnlich wie beim Telefonservice nimmt der Bürodienstleister Ihre Post entgegen und lässt sie von den Mitarbeitern sortieren. So werden Werbung und unwichtige Post aussortiert und wichtige Briefe direkt an Sie weitergeleitet. Auf diese Weise entgehen Ihnen weder wichtige Termine noch zu begleichende Rechnungen.
Eine gemietete Postadresse inklusive Postverwaltung sorgt für Zeitersparnis und dafür, dass Sie postalisch uneingeschränkt erreichbar sind, ohne wichtige Sendungen wie Pakete und Einschreiben zu verpassen. Und es verschafft Ihnen zusätzliche Distanz zwischen Arbeits- und Privatleben.
Raumvermietung
Büroservices in Business Centern erlauben Ihnen, bei Bedarf weitere Räumlichkeiten anzumieten. Zusätzliche Büroräume oder Konferenzräume können hier tage- oder auch nur stundenweise dazugemietet werden. Dabei profitieren Sie in einem Business Center von vorteilhaften Standorten, wertvollen Service-Leistungen und modernen Ausstattungen, die für eine professionelle Imagewirkung bei Ihren Kunden sorgen.
Geschäftsadresse
Neben den erwähnten Service-Leistungen bieten Bürodienstleister ihre Räumlichkeiten an, um Ihnen eine repräsentative Geschäftsaddresse zur Verfügung zu stellen. Die vorteilhafte Lage wirkt positiv auf Ihre Außendarstellung und sorgt für Sichtbarkeit. Bei Bedarf und unter Erfüllung einiger Auflagen ist es auch möglich, diese Geschäftsadresse im Handelsregister hinterlegen zu lassen.
Vorteile eines Büroservices im Überblick
Wenn Sie einen Büroservice in Deutschland beauftragen, profitieren Sie von zahlreichen vorteilhaften Leistungen. Nachfolgend stellen wir diese Vorteile einigen wenigen Nachteilen gegenüber.
Vorteile
- Entlastung betrieblicher Abläufe lässt Ihnen mehr Zeit für das Kerngeschäft
- Gesteigerte Qualität sorgt für eine verbesserte Außenwirkung
- Ausgleichen von konjunkturellen Schwankungen
- Ausgleich in Krankheitsfällen und Elternzeiten
- Verbesserte Erreichbarkeit und erhöhte Sichtbarkeit
- Professionelle Postarchivierung
- Beantwortung wiederkehrender Fragen
- Repräsentative Räumlichkeiten zum Mieten nach Bedarf
- Optimale Büroorganisation und erhöhte Flexibilität im Alltag
- Moderne Arbeitsmittel durch virtuelle Bürowelt
Nachteile
- Geringe Kontrolle über tatsächliche Qualität
- Kein Ersatz bei möglicher Insolvenz oder Geschäftsauflösung des Anbieters
- Erhöhter Zeitaufwand bei der Suche nach dem passenden Dienstleister
Wie Sie der Gegenüberstellung entnehmen können, überwiegen die Vorteile deutlich. Da die Preise für Büroservices heute flexibel angelegt sind und nur nach geleisteter Arbeit vergütet wird, zahlen sie nur für tatsächlich erhaltene Leistungen. Zusätzlich können Sie Service-Leistungen jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen und profitieren so von optimalen Ergebnissen.
Wie miete ich einen Büroservice?
Die meisten Bürodienstleister sind innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit und passen sich ganz Ihren Anforderungen und Vorgaben an. Bei der Suche nach dem richtigen Büroservice sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welche Leistungen sollen enthalten sein?
- Welchen finanziellen Rahmen kann ich abdecken?
- Wo sollte das Unternehmen sitzen, sodass ich von einer ansprechenden Lage profitiere?
- Besteht die Möglichkeit, dass ich zeitweise zusätzliche Räumlichkeiten mieten möchte?
- Sollen Anrufe weitergeleitet werden? Wenn ja, an welche Stellen?
- Benötige ich mehrsprachige Sekretär:innen für Telefonate ins Ausland?
- Muss ich ein detailliertes Briefing zusammenstellen?
- Benötigt der Bürodienstleister spezielle Erfahrungen in meiner Branche?
Mit den Antworten auf diese Fragen recherchieren und kontaktieren Sie nun einen Büroservice, der Ihren Ansprüchen entspricht. Ein professioneller Bürodienst verfügt über einen klaren Leitfaden und weiß konkret, welche Informationen benötigt werden, um sofort loszulegen.
Zudem bieten einige Dienstleister, wie beispielsweise ebuero, günstigere Konditionen für den ersten Monat an, um zu testen, ob Sie die richtige Wahl getroffen haben. In der Regel gibt es keine festen Laufzeiten. Ihr Büroservice ist flexibel einsetzbar, individuell anpassbar und schnell kündbar, sollte sich Ihr Bedarf einmal verringern.
Wer ist ebuero und welche Leistungen bieten wir an?
Bei ebuero stellen wir seit über 20 Jahren Kunden mit unserem Telefonservice zufrieden. Unsere Mitarbeiter:innen unterstützen Sie an 365 Tagen im Jahr, 24 Stunden täglich. Unsere Business-Center befinden sich an zehn wirtschaftlich ansprechenden Standorten, von deren Lage Ihr Unternehmen deutlich profitieren kann. Sie finden uns in Berlin, Düsseldorf, Hamburg, Hannover, Köln, München, Nürnberg, Frankfurt am Main, Mailand (Italien) und Zug-Baar (Schweiz).
Wer in einem Termin, im Meeting oder im Flugzeug sitzt, kann nicht ans Telefon gehen. In dieser Zeit nehmen unsere professionellen Sekretär:innen in Ihrem Namen eingehende Anrufe entgegen. Dabei geben Sie den Rahmen vor, wie wir mit eingehenden Gesprächen umgehen, uns am Telefon melden und welche Informationen Anrufer:innen über Ihren Verbleib erhalten sollen. Gerne können Sie den Ablauf auf unserer Webseite testen und einen Probeanruf mit Ihren Vorgaben starten.
Mitgeteilte Informationen werden umgehend per Service-App, SMS oder E-Mail an Sie weitergeleitet. Mit dem ebuero Büroservice bleiben Sie also stets auf dem aktuellsten Stand und profitieren von einer enormen Zeitersparnis. Diese Zeit können Sie nun effektiv in Ihr Unternehmen investieren. Denn wir von ebuero haben es uns zur Aufgabe gemacht, kleine und mittelständische Unternehmen in ihrem Wachstum zu unterstützen und gleichzeitig zu einem professionellen Auftritt zu verhelfen.
Von diesen Service-Leistungen profitiert auch Ihr Unternehmen:
- Erreichbarkeit. Unsere Mitarbeiter:innen sind an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr für Ihre Anrufer:innen erreichbar. Auch nachts und an sämtlichen Feiertagen ist unser Büroservice einsatzbereit, um Sie zu unterstützen.
- ebuero App. Unsere kostenlose ebuero App (für iOS und Android) ermöglicht Ihnen, Ihr ebuero unkompliziert mit dem Smartphone zu steuern, Anweisungen zu übermitteln und Anrufnotizen in Echtzeit abzurufen. Sie behalten immer und überall die volle Kontrolle.
- Kalendersynchronisation. Teilen Sie Ihren Kalender mit uns, sodass unsere Sekretär:innen den Überblick über Ihre zeitliche Verfügbarkeit erhalten. So können wir in Ihrem Namen Termine vereinbaren und sowohl Leerläufe als auch Terminüberschneidungen vermeiden.
- VIP-Funktion. Sie entscheiden, wann Sie für wen erreichbar sind. Wir filtern Ihre Anrufe und stellen nur gewünschte Anrufer zu Ihnen durch.
- Telefonzentrale. Nach Ihren Vorgaben filtern wir Ihre eingehenden Anrufe und leiten sie an die richtigen Mitarbeiter:innen oder Abteilungen weiter. So stellen wir sicher, dass Ihre Anrufer:innen immer die richtige Ansprechpartnerin oder den richtigen Ansprechpartner erreichen.
- Mehrsprachiges Sekretariat. Bei Bedarf nehmen unsere Sekretär:innen Ihre Anrufe auf Französisch, Italienisch, Schweizerdeutsch, Englisch oder Spanisch entgegen. Damit sich auch Anrufer:innen aus dem Ausland professionell betreut fühlen.
Wenn Sie ebuero als Ihren Büroservice beauftragen, profitieren Sie zusätzlich von attraktiven Räumlichkeiten, flexiblen Vertragslaufzeiten und freundlichem Personal. Sollten Sie Bedarf an zusätzlichen Räumlichkeiten haben, bieten wir Ihnen moderne Konferenzräume mit Top-Ausstattung.
Und auch das dürfen Sie von unseren Büroräumen erwarten:
- Flexible Mietdauer. Unsere Büros und Konferenzräume können flexibel gemietet werden. Buchen Sie Arbeitsmöglichkeiten für einige Stunden, mehrere Tage, Wochen oder Monate. Dabei zahlen Sie nur für die Zeiträume, in denen Sie unsere Räume auch tatsächlich nutzen.
- Repräsentatives Ambiente. Der erste Eindruck bleibt haften. Empfangen Sie Kund:innen oder Geschäftspartner:innen in moderner, angenehmer und professioneller Atmosphäre, die auf Sie und Ihr Business abstrahlt.
- Professionelle Ausstattung. Im Bedarfsfall stellen wir Ihnen zusätzliche Technik und Mobiliar zur Verfügung. Wir geben unser Bestes, unsere Räumlichkeiten Ihren Bedürfnissen anzupassen.
- Optionale Services. Unsere Mitarbeiter:innen stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Sie übernehmen anfallende Aufgaben wie das Kopieren, Recherchieren, Planung von Catering und, wenn Sie mögen, vieles mehr.
Haben Sie Fragen zu unseren Leistungen oder möchten Sie unseren Büroservice kennenlernen, nehmen Sie gern unsere kostenlose Telefonberatung in Anspruch. Wir finden mit Sicherheit einen Weg, Sie und Ihr Unternehmen effektiv zu unterstützen.
Fragen zum Telefonservice? Wir beraten Sie gerne!
Das sagen unsere Kund:innen
Dank ebuero haben wir etwas bekommen, was wir über einen längeren Zeitraum nicht hatten: Genügend Ressourcen für unsere Projekte und ausreichend Zeit für die attraktivsten Leads.
Die Kombination der Services von ebuero erlaubt mir, mein Unternehmen stressfrei von überall zu führen. Dabei ist jederzeit eine perfekte Außendarstellung gewährleistet – sowohl telefonisch als auch vor Ort. Mit ebuero bin ich komplett flexibel und spare jede Menge Zeit.
