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Anrufbeantworter einrichten
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Online-Anrufbeantworter: Das sollten Sie berücksichtigen
Als selbstständige:r oder freiberufliche:r Unternehmer:in befinden Sie sich häufig in Terminen mit Kund:innen, Interessent:innen oder Partner:innen. Klar ist, dass Sie in einer solchen Situation keine eingehenden Anrufe entgegennehmen können. Damit andere Kund:innen und Interessent:innen ihr Anliegen dennoch an Sie kommunizieren können, können Sie einen Online-Anrufbeantworter für Voicemail nutzen. Erfahren Sie, inwiefern Sie von einem Online-Anrufbeantworter profitieren und welche zusätzlichen Optionen für Sie von Nutzen sein können.
Die allgemeinen Vorteile eines digitalen Anrufbeantworters
Wenn Sie sich einen professionellen Anrufbeantworter einrichten, können Sie hiervon in unterschiedlicher Hinsicht profitieren:
- Kommunizieren Sie Ihren Anrufer:innen genau, ab welcher Uhrzeit Sie wieder erreichbar sind. Damit ermöglichen Sie potenzielle Rückrufe.
- Nutzen Sie die Möglichkeit der Einweg-Kommunikation, indem Sie einen Ansagetext mit Informationen aktivieren. Anrufer:innen hören diesen Text ab, können Ihnen aber keine Nachrichten hinterlassen. Die Verantwortung für einen Folgeanruf liegt dann bei Ihren Kund:innen.
- Im Gegensatz hierzu können Sie auch die sogenannte Zweiweg-Kommunikation umsetzen. Zu den Grundfunktionen eines Anrufbeantworters gehört, dass dieser die Sprachnachricht bzw. Voicemail der Interessent:innen elektronisch aufnimmt. Anrufer:innen hinterlassen nach einem Signalton ihre Kontaktdaten wie Rufnummer oder E-Mail-Adresse sowie den Grund ihres Anrufs. Beachten Sie jedoch, dass bei dieser Variante die Verantwortung für den Rückruf bei Ihnen liegt.
Ganz gleich, wie Sie Ihren Online-Anrufbeantworter einrichten: Nehmen Sie jedes Anliegen Ihrer Kund:innen ernst! Planen Sie täglich feste Zeiten ein, zu denen Sie Ihren Anrufbeantworter abhören, die Angelegenheiten Ihrer Kund:innen bearbeiten und diese auch zurückrufen. Zu einem guten Management gehört, dass Sie Kund:innen, deren Anruf Sie verpasst haben, direkt im Anschluss an einen Termin kontaktieren.
Welche Anrufbeantworter können Sie einrichten
Wenn Sie einen Anrufbeantworter in Ihre Arbeit integrieren möchten, können Ihnen unterschiedliche Ausführungen begegnen.
- Heute wird nur noch sehr selten der analoge Anrufbeantworter verwendet. Diese externen Anrufbeantworter mussten zusätzlich zum Telefon eingerichtet werden.
- Durch den technischen Fortschritt haben sich demgegenüber die virtuellen Anrufbeantworter durchgesetzt. Hierbei handelt es sich um einen Speicher, der direkt im Telefon integriert ist. Der Vorteil von einem solchen Online-Anrufbeantworter ist, dass Sie mit diesem System mehrere Telefonanschlüsse gleichzeitig bedienen und die Voicemail per Fernabruf abfragen können. Im Sprachgebrauch sind Bezeichnungen wie Mailbox-Anrufbeantworter oder Mobilbox üblich. Und das Beste: Eine solche Mobilbox einzurichten, funktioniert ganz einfach.
Nachrichteninhalt für virtuelle Anrufbeantworter
Wenn Sie Ihren Online-Anrufbeantworter einrichten, sollten Sie einige Aspekte beachten, damit Ihre Nachricht seriös wirkt. Definieren Sie eine aussagekräftige Telefonansage, die Ihre Anrufer:innen durch den Online-Anrufbeantworter mit allen notwendigen Informationen versorgt:
- Uhrzeiten Ihrer Erreichbarkeit,
- Zeitraum Ihrer Abwesenheit (bei Urlaub, Konferenzen, o.Ä.),
- Terminvorschläge für Rückrufzeiten,
- ggf. Ihre E-Mail-Adresse oder weitere Kontaktkanäle,
- Hinweis auf einen FAQ-Bereich innerhalb Ihrer Homepage, damit Anrufer:innen sich bis zu einem gewissen Grad selbst informieren können.
Hinterlegen Sie Ihre Telefonansage in Ihrem Online-Anrufbeantworter mit einer angenehmen Musik. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass diese GEMA-frei ist.
Alternative zum externen Anrufbeantworter: Telefonservice einrichten
Unabhängig davon, wie genial ein Online-Anrufbeantworter auch ist – besonders bei der telefonischen Neukundengewinnung ist es wichtig, dass Interessent:innen direkt mit ihren Ansprechpartner:innen verbunden sind. Auch langjährige Bestandskund:innen fühlen sich durch einen Online-Anrufbeantworter heute nicht mehr ausreichend wertgeschätzt und möchten lieber mit echten Menschen kommunizieren, statt eine Voicemail zu hinterlassen – und die Kundenzufriedenheit sollte immer Ihre Priorität sein. Bevor Sie also einen neuen digitalen oder automatischen Anrufbeantworter besorgen und aktivieren, sollten Sie über die Nutzung eines Telefonservices nachdenken. Aber welche Vorteile und Funktionen bietet ein Telefonservice im Vergleich zum Online-Anrufbeantworter?
- Bei einem Telefonservice erreichen Ihre Kund:innen eine reale Person, die in Ihrem Auftrag handelt, anstatt eine maschinelle Stimme.
- Sind die Mitarbeiter:innen des Telefonservice entsprechend geschult, können diese Neu- bzw. Bestandskund:innen mit Informationen versorgen oder selbst Informationen und Kontaktdaten von Neukund:innen entgegennehmen.
- Die Kalendersynchronisation befähigt die Mitarbeiter:innen des Telefonservice, Termine für Sie zu vereinbaren.
- Sofern Sie den Telefonsekretär:innen den Zugriff auf relevante Formulare und Dokumente gewähren, können die externen Mitarbeiter:innen Sie beim Versand unterstützen.
- Mit einer sogenannten VIP-Liste machen Sie die Sekretär:innen im Telefonservice mit Ihren wichtigsten Bestandskund:innen vertraut, deren Anrufe dann automatisch zu Ihnen durchgestellt werden.
- Und last but not least: Informieren Sie Ihre Kund:innen und Interessent:innen über Ihre ganzjährige Erreichbarkeit. Lassen Sie sich also nicht nur während Ihrer Termine vertreten, sondern auch während Ihres Urlaubs.Wie Sie sehen, hat ein Telefonservice so einige Vorteile, die Ihnen ein professioneller Online-Anrufbeantworter einfach nicht bieten kann.
Wie Sie sehen, hat ein Telefonservice so einige Vorteile, die Ihnen ein professioneller Online-Anrufbeantworter einfach nicht bieten kann.
Haben Sie Fragen zu unseren Leistungen oder möchten Sie unseren Telefonservice kennenlernen, nehmen Sie gern unsere kostenlose Telefonberatung in Anspruch. Wir finden mit Sicherheit einen Weg, Sie und Ihr Unternehmen effektiv zu unterstützen – auf eine persönliche Weise, die ein Online-Anrufbeantworter nicht ersetzen kann.
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