Sekretariatsservice
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Wie Sie mit dem ebuero Sekretariatsservice Ihr Unternehmen entlasten
Der Großteil der Büroarbeit bei Selbstständigen sowie kleinen und mittleren Unternehmen liegt außerhalb des eigentlichen Kerngeschäftes. Statt Einnahmen zu generieren, entstehen Ihnen dabei aber nur Kosten. Besonders wenn Sie Telefonanrufe tätigen oder Anrufe entgegennehmen müssen. Der telefonische Sekretariatsservice von ebuero unterstützt Sie daher gezielt im Büroalltag und hält Selbstständigen und kleinen oder mittelständischen Unternehmen den Rücken frei.
Doch wie genau funktioniert ein Telefonsekretariat? Externe Sekretär:innen nehmen den Anruf im Namen Ihrer Firma entgegen. Sie werden über Anrufe informiert (per App, E-Mail oder SMS) und alle wichtigen Informationen werden an Sie weitergegeben. So können Sie Anrufe direkt nach Wichtigkeit sortieren. Ein externes Sekretariat bietet gerade für kleine und mittlere Unternehmen eine große Entlastung.
In den kommenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, was ein Sekretariatsdienst alles beinhaltet und geben Ihnen zum Schluss noch einen zusätzlichen Tipp. Lesen Sie unbedingt weiter, wenn Sie erfahren möchten, wie Sie unseren Service kostenfrei testen können.
Was ist ein Sekretariatsservice?
Der ebuero Sekretariatsservice ist in gewisser Art und Weise die Schnittstelle zwischen Ihren Kund:innen und Mitarbeiter:innen. Aus diesem Grund müssen Sie sich auf den Sekretariatsdienst zu 100 Prozent verlassen können. Denn nur wenn das Anliegen der Kund:innen korrekt erfasst und an die richtigen Mitarbeitenden weitergegeben wird, können sie von den angebotenen Serviceleistungen profitieren.
Doch gerade in kleineren Unternehmen ist der Stressfaktor oftmals wegen der zahlreichen Kundenanfragen sehr hoch. So kann es leicht passieren, dass wichtige Informationen verloren gehen oder wichtige Telefonate nicht geführt werden können. Durch unser Telefonsekretariat unterstützen wir Sie und helfen Ihnen, den Geschäftsalltag zu strukturieren und Kundenbindung und Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Welche Tätigkeiten übernimmt der ebuero Sekretariatsservice?
Der ebuero Sekretariatsservice ist mehr als nur ein Online-Sekretariat. Neben dem Telefonservice umfassen unsere Sekretariatsleistungen auch das Versenden von Unterlagen wie Preislisten oder Flyer, das Vereinbaren von Terminen und die Beantwortung wichtiger Fragen der Kund:innen. Alles im Namen Ihrer Firma.
Wir haben uns vor rund 20 Jahren auf das Telefonsekretariat spezialisiert. Mittlerweile sind wir Marktführer auf diesem Gebiet. Mit unserem Telefonservice können Sie Termine bei Ihren Kund:innen wahrnehmen, ohne einen wichtigen Anruf zu verpassen.
Dabei handelt es sich nicht um ein einfaches Callcenter. Der Sekretariatsservice auf höchstem Niveau vermittelt den Kund:innen nicht das Gefühl, in eine anonyme Massenabfertigung geraten zu sein. Denn unbemerkt für Ihre Kund:innen nimmt eine freundliche und geschulte Person den Telefonanruf im Namen Ihres Unternehmens entgegen und vermittelt in Ihrem Interesse.
Dabei entscheiden Sie selbst per Rufumleitung, ob der Sekretariatsdienst von ebuero alle eingehenden Anrufe annehmen soll – oder nur bestimmte:
- Rufumleitung nach Zeit: Wenn Sie Anrufe in der Regel selbst annehmen möchten, ist dies die richtige Rufumleitung. Nach 15 oder 20 Sekunden Klingeln werden die Anrufe an Ihr Telefonsekretariat weitergeleitet.
- Rufumleitung, wenn besetzt: Diese Umleitung wird aktiv, wenn Sie telefonieren und nicht die Funktion „Anklopfen“ eingeschaltet haben.
- Rufumleitung, wenn nicht erreichbar: Diese Umleitung sorgt dafür, dass Ihre Anrufe an das Sekretariat weitergeleitet werden, wenn Ihr Handy ausgeschaltet ist oder keinen Empfang hat. So wird eine erhöhte Erreichbarkeit gewährleistet.
Wenn der Sekretariatsservice die Anrufannahme übernimmt, kann mittels Anruffilterung bzw. einer VIP-Liste entschieden werden, was mit dem Anrufer passieren soll. So können Sie bei Neukund:innen einen anderen Gesprächsablauf definieren als bei Bestandskund:innen.
Nach einem eingegangenen Anruf werden Sie umgehend per App, E-Mail oder SMS von Ihrem Sekretariatsservice über den Anruf und das Anliegen informiert. Dank der übermittelten Kontaktinformationen können Sie jederzeit zurückrufen.
Welche Vorteile bietet der Sekretariatsservice von ebuero?
Der Telefonservice von ebuero arbeitet mit modernster Software aus unserem eigenen Haus. Durch die ausgeklügelte Technologie erkennt das Programm, für welche Firma der Anruf bestimmt ist und stellt der:dem zuständigen Sekretär:in alle wichtigen Informationen zur Verfügung. Damit werden Ihre Kund:innen immer optimal betreut. So können Sie sich beruhigt anderen Dingen widmen. Denn Sie wissen Ihre Kund:innen in guten Händen. Durch das Telefonsekretariat profitieren Sie immer durch eine bestmögliche Erreichbarkeit. Das sichert Ihnen wichtige Wettbewerbsvorteile gegenüber Ihrer Konkurrenz. Zusätzlich erhalten Sie bei ebuero weitere Vorteile, wie zum Beispiel:
- Einen kostenlosen Support für Ihre Fragen.
- Der Telefonservice wird zusätzlich auf Englisch, Italienisch, Französisch und Spanisch angeboten, immer mit Muttersprachler:innen.
- Auf Wunsch können Sie 24 Stunden am Tag erreichbar sein und das an 365 Tagen im Jahr.
- Dank der geschulten Sekretär:innen hinterlässt Ihre Firma immer einen professionellen Eindruck.
- Sollte es in Ihrem Unternehmen wegen Krankheit zu kurzfristigen Engpässen kommen, unterstützen wir Sie gerne zusätzlich.
- Der Sekretariatsdienst lässt sich schnell und einfach in Ihr Alltagsgeschäft integrieren.
- Sie verlieren keine potenziellen Kund:innen mehr an den Wettbewerb.
- Sie können sich beruhigt auf andere Aufgaben konzentrieren.
Wie funktioniert der Sekretariats- und Telefonservice?
Damit der Sekretariatsservice Sie in vollem Umfang unterstützen kann, müssen die Sekretär:innen umfassend über Ihre Firma und Ihre Tätigkeit informiert sein. Denn nur so kann das Telefonsekretariat fachkundig und glaubwürdig Ihre Firma vertreten.Nach Ihrer Anmeldung bei ebuero bestimmen Sie selbst, welche Informationen für einen reibungslosen Ablauf notwendig sind. Hier gilt im Sinne des Datenschutzes: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Entscheiden Sie selbst, welche Informationen die Mitarbeiter:innen des telefonischen Sekretariatsservice an die Interessent:innen und Kund:innen weitergeben, und ob der Sekretariatsdienst auch Termine in Ihrem Namen vereinbaren oder Auskunft über Preise und Angebote geben soll. Sobald all die wichtigen Fragen geklärt sind, können Sie eine Rufumleitung Ihrer Telefonnummer zu den hilfsbereiten Sekretär:innen von ebuero einrichten. Sie können einstellen, ob eingehende Anrufe:
- sofort,
- nach 15 Sekunden,
- nur im Fall einer besetzten Leitung weitergeleitet werden sollen.
Mit dem Sekretariatsservice Zugriff auf viele weitere Serviceleistungen erhalten
Zu den Serviceleistungen des Telefonservices gehört aber nicht nur die Anrufannahme. Sie erhalten eine Smartphone-App, in der Sie Informationen zu entgegengenommenen Anrufen vom Sekretariatsservice online einsehen können. Mit einem Klick können Sie zudem direkt aus der App heraus Kund:innen zurückrufen.
Profitieren Sie von der nützlichen Kalendersynchronisation. Sobald Sie einen Termin im Kalender eintragen, oder diese Aufgabe vom Sekretariatsservice übernommen wird, wird der Termin dank Kalendersynchronisation bei allen Beteiligten eingetragen. So sind alle optimal informiert.
Mit der Kontaktsynchronisation werden außerdem alle neuen Kontakte im gemeinsamen Adressbuch angezeigt.
Spezieller Sekretariatsservice für Immobilienmakler:innen und Anwält:innen
Speziell Immobilienmakler:innen und Anwält:innen profitieren vom ebuero Sekretariatsservice. Wir unterstützen Sie auch als Anwaltssekretariat bei Ihrer täglichen Arbeit genauso wie ein Assistent direkt bei Ihnen vor Ort. Dazu nehmen die freundlichen Sekretär:innen die eingehenden Anrufe in Ihrem Namen, genauer gesagt im Namen Ihrer Immobilienagentur oder Kanzlei, entgegen. Zusätzlich werden Termine vereinbart und in den gemeinsamen Kalender eingetragen. So verpassen Sie keinen Besichtigungs- oder Beratungstermin. All diese Informationen bekommen Sie nach dem Kalendereintrag via SMS, E-Mail oder über die Smartphone-App von der ebuero Sekretärin oder dem ebuero Sekretär zugeschickt. Zusätzlich können Sie die Smartphone-App dafür verwenden, wichtige Hinweise an das Team des Sekretariatsdienstes weiterzugeben. Selbst nach Feierabend.
Dank eines international aufgestellten Teams können Sie übrigens auch Anrufe auf Englisch, Spanisch, Italienisch oder Französisch unbesorgt an den Sekretariatsdienst weiterleiten.
Was kostet der Sekretariatsservice mit integriertem Telefonservice von ebuero?
Bei ebuero können Sie zwischen drei verschiedenen Tarifen wählen. Der Einsteigertarif ab 59,90 Euro pro Monat ist für Gründer:innen, Selbstständige und Freiberufler:innen, die gelegentlich Unterstützung suchen, beispielsweise als Urlaubsvertretung. Sobald Ihr Startguthaben von 25 Euro aufgebraucht ist, entstehen Ihnen im ersten Monat nur noch volumenabhängige Kosten. Zudem profitieren Sie von einer kurzen Mindestlaufzeit und Sie müssen keine Anmeldegebühr zahlen.
Sind Sie Inhaber:in eines mittelständischen Unternehmens, das regelmäßig Unterstützung durch einen Sekretariatsservice benötigt, empfiehlt sich unser Standardtarif ab 99,90 Euro pro Monat. Und fallen täglich sehr viele Telefonate an, dann sollten Sie über den Profitarif nachdenken, welcher ab 179,90 Euro pro Monat erhältlich ist. Noch einfacher geht es mit unserem Smarttarif: Nach Ablauf des Probemonats wählen wir auf Basis Ihrer Nutzung im ersten Monat den für Sie günstigsten Tarif aus.
Wie wird der Sekretariatsservice beauftragt?
Um mit dem Sekretariatsservice zu starten, können Sie sich einfach online registrieren. Je nach Wünschen und Anforderungen ist der Sekretariatsdienst in 10 Minuten einsatzbereit. Bei der Anmeldung entstehen keine Anmeldegebühren oder sonstige Einrichtungsgebühren. Nutzen Sie außerdem den kostenfreien telefonischen Einrichtungstermin, damit Sie noch schneller mit Ihrem persönlichen Sekretariatsdienst starten können.
Was spricht allgemein für ein Telefonsekretariat?
Natürlich müssen die Vorteile vom Telefon-Sekretariatsservice individuell betrachtet werden. Das Hauptthema ist aber meist die Kosten- und Zeitersparnis für Selbstständige oder kleine und mittelständische Unternehmen. Generell gehören folgende Punkte zu den wichtigsten Vorteilen:
- Sie sparen Verwaltungskosten für zusätzliche Mitarbeiter:innen. Neben Lohnkosten können das auch die Kosten für die betriebliche Altersvorsorge oder die Kosten für die Sozialversicherung sein. Entscheiden Sie sich aber für die Zusammenarbeit mit einem Sekretariatsservice, zahlen Sie nur das, was Sie auch beauftragt haben.
- Der externe Sekretariatsdienst macht keinen Urlaub. Damit gehen Ihnen auch im Urlaub keine Aufträge oder potenzielle Kunden verloren. Auf Wunsch steht Ihnen der Anrufannahme-Service 365 Tage im Jahr und 24 Stunden täglich zur Verfügung.
- Zudem können Sie die externen Sekretariatsleistungen als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.
- Durch die ebuero App wird Ihnen eine praktische Anrufnotiz angezeigt, sodass Sie direkt entscheiden können, ob der Anruf wichtig ist oder ein späterer Rückruf ausreichend ist.
- Dank der kurzen Laufzeiten können Sie den telefonischen Sekretariatsservice auch jederzeit wieder stoppen. Das ist besonders in Zeiten mit einer mäßigen Auftragslage von Vorteil. Eine:n Angestellte:n müssen Sie hingegen weiterhin bezahlen.
- Besonders kleine Unternehmen oder Selbstständige können sich eine Sekretär:in nicht leisten. Doch auch hier verdienen die Kund:innen die volle Aufmerksamkeit. Mit einem Telefonservice verbessern Sie Ihr Firmenimage und stärken die Kundenbindung.
- Und sollten Sie einmal krank sein oder ein paar Tage Urlaub machen, läuft das Sekretariat mit der Anrufannahme wie gewohnt weiter.
Unser Tipp
Den Service von ebuero können Sie ganz einfach selbst und kostenfrei ausprobieren.Überzeugen Sie sich selbst von unseren Leistungen, die wir Ihnen 14 Tage komplett kostenfrei zum Testen zur Verfügung stellen. Ohne Verpflichtungen Ihrerseits. Nutzen Sie die Vorteile, gewinnen Sie Zeit zurück und überzeugen Sie sich selbst.
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Einfach ausprobieren – im ersten Monat ohne Grundgebühr
Das sagen unsere Kund:innen
Dank ebuero haben wir etwas bekommen, was wir über einen längeren Zeitraum nicht hatten: Genügend Ressourcen für unsere Projekte und ausreichend Zeit für die attraktivsten Leads.
Die Kombination der Services von ebuero erlaubt mir, mein Unternehmen stressfrei von überall zu führen. Dabei ist jederzeit eine perfekte Außendarstellung gewährleistet – sowohl telefonisch als auch vor Ort. Mit ebuero bin ich komplett flexibel und spare jede Menge Zeit.
