Unternehmen ohne Büro: Die neue Tendenz heißt Virtual Office

Ein Unternehmen kann man mit recht wenig starten: Immerhin braucht man neben einem Produkt oder einer Dienstleistung nur einen Computer, ein Smartphone oder eine Werkstatt und natürlich ein Büro. Letzteres kann teuer sein: Einrichtung, Möbel und vielleicht auch eine zusätzliche Verwaltungskraft können das Startkapital stark angreifen. Deswegen geht der Trend sowohl für kleine Start-Ups als auch erfolgreiche Unternehmen hin zum Virtual Office.

Was ist ein virtuelles Büro?

Virtuelle Büros findet man mittlerweile in fast jeder deutschen Stadt und der Begriff wird für die unterschiedlichsten Angebote verwendet. Manchmal ist damit gemeint, dass ein Unternehmen sich eine zusätzliche Geschäftsadresse verschafft – die klassische Briefkastenfirma also. In anderen Fällen bedeutet der Begriff manchmal auch Coworking Space, also ein Büro, indem sich mehrere Leute, die an ihren eigenen Computern arbeiten, zusammentun und sozusagen räumlich verbunden sind, aber an ihren jeweiligen Projekten arbeiten.

Im besten Fall bedeutet „virtuelles Büro“ aber, dass ein Unternehmen einige Aufgaben auslagert und beispielsweise einen Telefonservice in Anspruch nimmt. Hier nehmen professionelle Sekretärinnen Anrufe unter der Nummer entgegen, die der Kunde angeben möchte. Der große Vorteil: Die externen Sekretärinnen können dann übernehmen, wenn man selbst z.B. bei einem Termin ist, sie können in anderen Sprachen die Anrufe beantworten und sogar eine 24 h-Hotline besetzen – ohne, dass Sie als Auftraggeber für deren Büro und die Ausstattung zahlen müssen.

Wozu ein Virtual Office?

Virtuelle Büros haben ganz unterschiedliche Anwendungsbereiche. Sie finden auf unserer Webseite eine Übersicht über unsere Angebote. Viele unserer Kunden interessieren sich zum ersten Mal für einen Telefonservice, wenn in ihrem Sekretariat jemand ausfällt. Elternzeit, Krankheiten oder Pflege von Angehörigen sind oft Gründe, wieso Mitarbeiter für eine gewisse Zeit ausfallen. Es ist schwierig, in dieser Zeit jemand neuen für die Annahme von Anrufen zu trainieren, der nur für kurze Zeit bleiben soll.

Es ist dagegen einfach, uns zu beauftragen: Wir nehmen die Anrufe für Sie geübt und professionell entgegen. So entgeht Ihnen kein neuer Kunde und auch bestehende Kunden werden weiterhin angemessen betreut. Oft haben sich Unternehmen entschieden, nach dem Ausfall weiter auf unsere Dienste zurückzugreifen: Eine Bürokraft kann konzentrierter arbeiten, wenn sie nicht auch das Telefon betreuen muss. Finanziell lohnt sich die Investition meist auch langfristig.

Vorteile von Virtual Offices

Sie finden online so einige Informationen zu den Vorteilen von virtuellen Büros. Dafür sind nicht immer alle für Sie relevant – das ist klar. Selbstständige profitieren z.B. von einem virtuellen Büro, weil sie dann nicht mehr alles allein machen müssen. In einem kleinen Unternehmen mit einigen Angestellten kommt aber genauso irgendwann der Zeitpunkt, ab dem die Geschäftsführer nicht mehr selbst jeden Anruf beantworten sollten.

Noch einige Zeit später ist es für größere Unternehmen von besonderem Vorteil, dass die Arbeit beispielsweise neben der festen Verwaltungskraft jemand in einer anderen Sprache übernimmt. So lässt sich der Kundenkreis direkt vergrößern. Die Auftragserfüllung selbst – die Bestellung und Lieferung – lässt sich meist auch über Sprachbarrieren hinweg ohne weiteres durchführen. Ein Erstgespräch in der Muttersprache des Kunden ist aber unbezahlbar – oder bei uns besonders günstig.

Ist ein virtuelles Büro das richtige für Sie?

Die Vorteile eines Online-Büros sind so vielfältig, wie die Menschen, die sie nutzen. Sie können selbst am besten beurteilen, was der größte für Sie ist und ob dieser Vorteil sich für Sie auszahlen wird. Rechnen Sie doch mal nach: Wie viel gewinnen Sie, wenn der nächste Anruf eines potenziellen Neukunden nicht ins Leere oder auf die Mailbox führt, sondern für Sie entgegengenommen und beantwortet wird?

Wenn Sie sich bei Ihrer Arbeit vor allem auf die Anrufe freuen und nicht viel zu tun haben, außer zu telefonieren, ist ein virtuelles Büro natürlich nicht das richtige für Sie. Wenn Sie eher beschäftigt sind und gerne etwas entlastet wären, sollten Sie sich aber mit der Idee vertraut machen.