Terminvereinbarung: Wie viele Kunden lassen Sie sich entgehen?

Egal ob als „kleiner“ Selbstständiger oder als etablierte Anwaltskanzlei: Viele Unternehmer lassen sich jeden Tag Möglichkeiten, Kunden und natürlich Geld entgehen. Der Grund ist ziemlich einfach: Sie kümmern sich nicht um eine angemessene Terminvereinbarung. Das wiederum kann viele Gründe haben und hat nicht immer mit „schlechter“ Organisation zu tun.

Termine verpassen, bevor sie gemacht sind

Klienten rufen zu allen Tages- und, gerade im internationalen Geschäft, auch Nachtzeiten an. Dafür immer erreichbar zu sein ist kaum machbar – und auch nicht professionell. Es ist sicherlich übertrieben, ständig Beschäftigung vorzutäuschen. Aber wenn Ihre Kunden das Gefühl haben, dass Sie jederzeit da sind und nur auf ihren Anruf warten, vermittelt das kein gutes Bild.

Und wahrscheinlich sind Sie das auch nicht: Wussten Sie, dass Sie 15 IQ-Punkte schlechter arbeiten, wenn Ihr E-Mail-Fach bei der Arbeit geöffnet ist und Sie das „immer erreichbar“-Gefühl haben? Bei einigen Projekten sollten Sie alle Sinne beisammen haben und sich nicht ablenken lassen. Und während einer Besprechung ist es schlicht unprofessionell, einen Telefonanruf anzunehmen.

Gleichzeitig entgeht Ihnen mit einem einzelnen Anruf oft ein komplettes Projekt. Ein Klient, der einen neuen Termin vereinbaren möchte, überlegt es sich vielleicht anders. Das kann gerade für kleine Selbstständige ein häufiger Fall sein: Der Kunde erwägt eine Ausweitung der Dienstleistung. Aber weil er Sie nicht erreicht, nimmt er an, Sie seien sowieso überlastet.

Oder ein Klient möchte einen Termin vereinbaren, bei dem ihm Vertraulichkeit und die schnelle Bearbeitung wichtig ist. Gerade Anwälte werden oft in Situationen angerufen, in denen ihre Klienten aufgewühlt und unruhig sind. Nicht erreichbar für die Terminvereinbarung zu sein, verunsichert Klienten. So entgeht Ihnen ein Termin und langfristig vielleicht sogar ein Klient – eine Lösung für die Terminvereinbarung muss gefunden werden.

Digitale und traditionelle Lösungen

Klassische Lösungen für dieses Problem sind natürlich das Sekretariat, in dem Termine direkt vereinbart werden können. Nicht jedes Unternehmen kann sich eine Angestellte leisten, die rund um die Uhr dafür zuständig ist, Termine anzunehmen. In kleineren Büros ist vielleicht nicht mal Platz dafür. Oder es gibt natürlich den altgedienten Anrufbeantworter beziehungsweise eine Mailbox – auf wie vielen dieser Geräte haben Sie in den letzten Jahren tatsächlich eine Nachricht hinterlassen?

Aktuellere Lösungen sind digital: Praxen, Büros und auch einzelne Unternehmer stellen online einen offenen Kalender zur Verfügung, in den Klienten einen Termin nach Wunsch eintragen können. Je nach Komplexität können dabei Sperrzeiten eingerichtet werden oder es gibt bestimmte voreingestellte Bedingungen für Termine.

Leider ist die moderne Lösung ohne aufwändige Voreinstellung oft frustrierend für beide Seiten: Ihr Klient kann nicht immer einschätzen, ob er ein 5-Minuten- oder ein 2-Stunden-Anliegen hat. Wie stellen Sie sicher, dass zwischen zwei Terminen immer 30 Minuten Pause ist – außer im Notfall? Ausnahmefälle und Spezialfälle verlangen die direkte Kommunikation. Auch wenn digitales Terminmanagement immer wichtiger wird.

Flexible Terminvereinbarung mit professioneller Betreuung

Eine dritte Lösung ist eine Sekretärin “im Fernbüro” – eine mögliche Umschreibung also unseres Telefonservices bei ebuero. Unsere Sekretärinnen vereinbaren gern Termine für Sie anhand Ihres Tagesplans. Teilen Sie Ihren Terminkalender mit Ihrem Sekretariat und markieren Sie darin die Zeiten, in denen Sie verfügbar sind. Dadurch blockieren Sie automatisch Termine. Und weitere Vorgaben – wie die 30-Minuten-Pause zwischen Terminen – lassen sich natürlich auch leicht umsetzen.

Durch die persönliche Terminvergabe (auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch oder Spanisch) müssen Sie sich auch bei sensiblen Informationen nicht darauf verlassen, dass der Webservice, den Sie nutzen, keine anderen, weniger vertrauenswürdigen Webdienste integriert. Das beruhigt gerade Klienten mit privaten Anliegen oder großen Vorhaben, die der Geheimhaltung unterliegen.

Verwalten können Sie diese Terminvereinbarungen übrigens sowohl online als auch direkt über unsere App. Hier aktualisieren Sie Ihre Termine und geben bei Änderungen einen Auftrag zur Terminverlegung an uns weiter – ganz einfach!