So sagen Sie Zeitfressern den Kampf an

Sie benötigen für Ihre Aufgaben mehr Zeit? Bei Zeitfressern handelt es sich um Einflüsse oder Faktoren, die uns in unserer Arbeit ablenken.

Wer kennt die Situation nicht: Der Arbeitstag ist vorbei und Sie haben das Gefühl, nur die Hälfte geschafft zu haben. Dies liegt jedoch nicht an schlechter Planung oder dergleichen. Der Zeitverlust ist häufig mit einem weiteren Aspekt verbunden: Zeitfresser. Hierbei handelt es sich um Faktoren, die Ihnen viel kostbare Zeit stehlen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen fünf Beispiele für Zeitfresser vor, die sich im Alltag bzw. verstärkt im Büro einschleichen, und was Sie dagegen tun können.

1. Unstrukturiertes Arbeiten als Zeitfresser

Als Unternehmerin bzw. Unternehmer und klassische „Schreibtisch-Täterin“ oder klassischer „Schreibtisch-Täter“ sind Sie sicher mit folgendem Phänomen vertraut: Auf Ihrem Bildschirm taucht eine E-Mail auf oder Ihr Kommunikations-System informiert Sie über eine neue Nachricht. Hierin sind häufig ungeplante und spontane Aufgaben enthalten, mit denen Sie sich sofort beschäftigen, obwohl Sie gerade in eine andere Aufgabe vertieft sind. Unstrukturiertes und planloses Arbeiten gehört zu einem auffälligen Zeitfresser auf der Arbeit. Hierunter fallen folgende Aspekte:

• Ablenkung durch spontane Anrufe oder E-Mails von Kolleg:innen
• Erledigung von ungeplanten Aufgaben
• Kombination von mehreren Tätigkeiten parallel

Im ersten Moment erscheinen diese Unterbrechungen nicht sofort als Zeitdiebe. Vielleicht denken Sie: „Das sind ja nur 10 Minuten!“. Addieren Sie diese Unterbrechungen jedoch, kommen Sie am Ende des Tages auf jede Menge Zeit.

• Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten.
• Erstellen Sie sich To-do-Listen.
• Setzen Sie sich genaue Zeiten, in denen Sie E-Mails bearbeiten.
• Vermeiden Sie ungeplante Meetings oder Klatsch- und Tratsch-Gespräche. Nehmen Sie diese erst dann wahr, wenn Sie Aufgaben beendet haben.
• Bleiben Sie stringent an einer Aufgabe und führen Sie angefangene Aufgaben oder Gedankengänge zu Ende. Multitasking kostet Sie mehr Zeit als Sie vermuten.

2. Der Mythos des „organisierten Chaos“: Der Zeitfresser Unordnung

Kennen Sie auch die klischeehafte oder bildliche Gegenüberstellung der zwei Arbeitsplätze: Der eine Schreibtisch ist ordentlich aufgeräumt und die Arbeit gelingt gut. Auf dem anderen Arbeitsplatz herrscht ein unordentliches Chaos und die Unterlagen sind kreuz und quer verteilt. Bei letzterem scheint die Arbeit nicht gut zu laufen. An diesem Klischee ist mehr dran als Sie denken: Unordnung kostet unfassbar viel Zeit und stellt einen deutlichen Zeitfresser im Büro dar. Eliminieren Sie diesen Zeitfresser am Arbeitsplatz, indem Sie Struktur in Ihre Unordnung bringen:

• Egal ob digital oder noch in Papierform: Legen Sie sich Ordner an. Geben Sie jedem Projekt einen eigenen Ordner, den Sie wiederum mit Unterordnen gliedern. Dies kann zum Beispiel nach Kalenderwoche geschehen.
• Speichern oder heften Sie Unterlagen und Dokumente immer direkt ab. So behalten Sie die Ordnung bei und es sammeln sich keine Papierberge an.
• Bewahren Sie auch Ihr weiteres Büro-Equipment in Ordnungssystemen oder Rollcontainern unterhalb des Schreibtisches auf. Der Hintergrund ist, Ihren Schreibtisch möglichst freizuhalten.

Sie werden sehen: Halten Sie in Ihren Unterlagen und auf Ihren Computer Ordnung, finden Sie sich besser und schneller in Ihrem Büro zurecht und arbeiten effizienter und zeitsparender.

3. Nehmen Sie’s genau – oder auch nicht: Perfektionismus als Zeitfresser

Klar, als erfolgreiche Unternehmerin oder erfolgreicher Unternehmer sind Sie gewohnt, exakt zu arbeiten. Den Mitarbeiter:innen oder Kund:innen, mit denen Sie zusammenarbeiten, möchten Sie zu erledigende Aufgaben so genau wie möglich liefern. Doch ein ausgeprägter Perfektionismus stellt einen markanten Zeitfresser im Arbeitsalltag dar. Gewinnen Sie Zeit, indem Sie sich von der perfekten Arbeitsweise lösen:

• Erledigen Sie Ihre Aufgaben zu 90 %. Auch 90-prozentige Aufgaben sind zufriedenstellend.
• Arbeiten Sie zu Beginn mit weniger Perfektion, um die Aufgabe in der geplanten Zeit zu schaffen. Haben Sie die Aufgabe nach ¾ der kalkulierten Zeit erledigt, können Sie auch die Genauigkeit intensivieren.
• Kontrollieren Sie Ihre Arbeit nach Abschluss einmal, aber nicht doppelt oder dreifach.
• Checken Sie Ihre Arbeit erst ganz am Ende, nicht schon während der Erstellung.
• Arbeiten Sie so genau wie nötig, aber nicht so genau wie möglich.

Perfektionist:innen tendieren außerdem dazu, alle Aufgaben selbst erledigen zu wollen. Doch auch die stärksten Unternehmer:innen schaffen nicht alles alleine. Geben Sie Telefonate oder die Terminvergabe an einen vertrauenswürdigen Büroservice oder Telefonservice.

4. Fluch und Segen: Die Zeitfresser Smartphone und Social Media

In der Zeit der Digitalisierung spielen Smartphones und sämtliche Kanäle in sozialen Netzwerken eine immense Rolle. Der Griff zum Handy oder der Klick auf Social Media ist ständig möglich. Wenn Sie diesen Zeitfresser im Büro ausschalten, schenken Sie sich viel Zeit für Projekte.

• Aus den Augen, aus dem Sinn: Legen Sie Ihr Smartphone beiseite bzw. aus Ihrem Blickfeld. Wenn Sie Ihr Handy nicht sehen, kommen Sie auch nicht in die Versuchung, danach zu greifen.
• Setzen Sie sich Zeiten: Aus einem kurzen Blick aufs Handy oder in Social Media werden schnell zehn Minuten. Die Unterbrechung reißt Sie aus einer Aufgabe und kostet Zeit. Die Lösung: Setzen Sie sich Zeiten, in denen Sie Ihr Smartphone verwenden und in sozialen Netzwerken kommunizieren. Sie verlieren keine Zeit, wenn Sie erst zum Handy greifen, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben.

5. Nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel: Schlaf als Zeitfresser

Eine gute Portion Schlaf ist sicher notwendig, damit Sie am nächsten Tag im Büro erholt sind und gute Leistung bringen. Wir haben bereits erwähnt, dass 10 oder 20 Minuten zwar einzeln betrachtet nicht gleich nach viel klingen, in Summe aber einiges ausmachen können. Berücksichtigen Sie daher auch den Aspekt „Schlaf“ als Zeitfresser in Ihrem Zeitmanagement. Ziel ist es, dass Sie mit einer kürzeren Nachtruhe gut erholt sind, sich jedoch am Tag eine halbe Stunde schenken.

• Etablieren Sie einen gleichbleibenden Schlafrhythmus. Ihr Körper gewöhnt sich daran und mit der Angewohnheit stellt sich auch eine gute Erholung ein.
• Gehen Sie früher schlafen. Schalten Sie den Fernseher rechtzeitig aus und schaffen Sie den Absprung von der Couch ins Bett. Indem Sie zu einem früheren Zeitpunkt schlafen gehen, schaffen Sie es auch, am nächsten Tag früher aufzustehen.
• Mit gleichbleibendem Schlafritual merken Sie womöglich langfristig, dass Sie nach sieben Stunden genauso gut erholt sind wie nach 8 Stunden. Damit gewinnen Sie allerdings am Tag wertvolle Zeit, die Sie im Arbeitsalltag gut gebrauchen können.

Lösen Sie sich von Zeitfressern

Wenn Sie diese Faktoren auf sich selbst projizieren wird Ihnen vielleicht bewusst, dass auch Sie sich im Arbeitsalltag von Zeitfressern ablenken lassen. Doch Sie können sich von Zeitfressern lösen, indem Sie Ihr Handeln selbst beobachten und Gewohnheiten reflektieren. Lassen Sie den Tag Revue passieren und halten Sie sich vor Augen, in welchen Situationen Sie konzentriert waren und welche von Zeitfressern beeinflusst wurden. Mit einer Zeiterfassung oder einem Zeittagebuch können Sie dokumentieren, welche Zeiträume Sie im Job für Projekte aufgewendet haben und welche Zeitfresser eigentlich Ihr Handeln unterbrochen haben. Nach einiger Zeit erkennen Sie vermutlich, dass Sie viel Zeit für andere Aspekte investiert haben. Die schriftliche Visualisierung hilft Ihnen dabei, Zeitfresser zur erkennen und auf lange Sicht entgegenzuwirken.