E-Mail-Verarbeitungszeit: 6 Turbo-Tipps für mehr Rasanz

1 Tag je Mitarbeiter – Woche für Woche: das stellt die AKAD-Tempus-Studie schon vor 4 Jahren als diejenige Zeit dar, die in Unternehmen mit der Bearbeitung von E-Mails zugebracht wird. Dabei werden sogar 30 % der E-Mails selbst als unproduktiv empfunden – und 2/3 der Befragten haben ungelesene E-Mails in ihrem Posteingang.

Fehlende Zeit – das ist der Grund, warum wichtige E-Mails nicht beantwortet werden. Da aber 97 % der deutschen Internetnutzer laut dem Bundesverband Digitale Wirtschaft per E-Mail kommunizieren, dürfte hier die Möglichkeit, Zeit bei der E-Mail-Verarbeitung einzusparen, von enormem Nutzen sein.

Tipp Nr. 1: Tempo bestimmen

E-Mail-Pingpong – Sie kennen das. Auf Ihre Antwort folgt eine Nachfrage, die Sie wieder beantworten. Das kann nerven und Zeit rauben. Aber: Sie haben es selbst in der Hand. Wer schnell antwortet, bekommt meist schnell Feedback. Oft wird das aber gar nicht so schnell gebraucht. Viel angenehmer und effizienter ist es, erst am Abend zu antworten – oder erst am nächsten Tag, z.B. morgens.

Tipp Nr. 2: Beschleunigungs-Turbo „Betreffzeile“

Schneller Antwort erhält, wer klare Hinweise auf den Inhalt des E-Mail-Inhalts in der Betreffzeile liefert. Denn auch andere Menschen haben wenig Zeit – und beantworten Einfaches dann gerne einfach zwischendurch. Schreiben Sie z. B. „Terminverschiebung erbeten – für Meeting am 26.09.“ So sparen nicht nur Sie Zeit, sondern auch Ihr Adressat – mit einer ebenso knappen, effektiven Antwort.

Tipp Nr. 3: Reaktionsbeschleuniger Fokus-Email

Besser sechs kurze E-Mails für sechs Themen schreiben als eine lange, die alle Themen enthält. Denn eventuell hängt die Beantwortung an 2 von 4 Fragen – und der Empfänger verschiebt die für die Beantwortung notwendige Recherche nach hinten. Dadurch erhalten Sie erst einmal gar keine Antwort, nicht mal auf eine einzige Ihrer Fragen – auch wenn Sie diese dringend benötigen. Obwohl Sie bereits 4 Antworten bekommen könnten. Halten Sie sich also an die Faustregel: 1 fokussiertes Thema je E-Mail.

Tipp Nr. 4: Widerstand gegen Lustiges, Nutzloses, Zweifelhaftes

Ignorieren Sie Witze, Kettenbriefe und sonstige zweifelhafte Botschaften. Sie fressen Ihre Zeit. Und die Ihrer Kollegen und Freunde, an die Sie diese Dinge weiterleiten. Das Internet ist heute voll von solcher Unterhaltung. Jeder findet dort ganz von selbst seine Portion – wenn er die Zeit dafür aufbringen will.

Tipp Nr. 5: Leichtigkeit für Leser

Machen Sie Absätze, setzen Sie Zwischenüberschriften, fügen Sie Aufzuzählendes als Aufzählung ein. Sie wissen nie, mit welcher Aufmerksamkeit Ihre E-Mail gerade vom Empfänger gelesen werden kann. Immer geht irgendwo das Telefon, jemand klopft gerade an, die Deadline drückt. Je leichter Ihre E-Mail gelesen wird, desto schneller erhalten Sie die gewünschten Antworten.

Tipp Nr. 6: Automatische Autosignatur

Manche Dinge, die Sie an den Mann oder die Frau bringen wollen, sind Ihnen wichtig und dürfen nicht untergehen. Der Kniff: Packen Sie kleine Botschaften – wie Hinweise auf neue Produkte oder besondere Aktionen – in Ihren E-Mail-Footer. Und zwar per Autosignatur – das spart Zeit beim Verfassen.

Was diese Tipps zur E-Mail-Verarbeitungszeit bewirken

Wenn Sie eine neue Routine für Ihre E-Mails aufbauen, sind Sie ohne Mühe jedes Mal ein klein wenig schneller. Woche für Woche – Monat für Monat. Und schwuppdiwupp: In einem halben Jahr haben Sie viele Stunden an E-Mail-Verarbeitungszeit eingespart. Diese Tipps helfen Ihnen dabei. Wenn Sie alle beherzigen und zu Ihrer festen E-Mail-Spielregel erheben, werden Sie nicht einmal Mühe dabei spüren. Besser kann man doch wohl nicht Zeit sparen – oder?

Möchten Sie jeden Abend mit einem leeren Posteingang nach Hause gehen? In diesem Video-Tutorial finden Sie weitere interessante Tipps:

Sie haben einen weiteren Kniff für die Verkürzung Ihrer E-Mail-Verarbeitungszeit, der hier nicht gelistet wird? Lassen Sie uns daran teilhaben – schreiben Sie einen Kommentar. Wir freuen uns darauf! 

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* Arbeitswelten im Wandel. Auswirkungen von etablierten Kommunikationsmitteln und sozialen Medien auf die Effizienz modernen Arbeitens. ADAK-HS Leipzig. 17. Oktober 2013.