Digitalisierung im Büro: Apps und Co

Digitalisierung ist das große Thema vieler Branchen – dabei hat sie längst schon in den meisten Büros Einzug gehalten. Alle Arbeitsschritte werden, wenn sie nicht am Computer erledigt werden, doch zumindest da geplant. Und alle im Büro sind mobil verbunden: Der klassische Desktop-PC weicht immer mehr Laptops oder noch mobileren Geräten. Smartphones und Tablets gehören zum Arbeitsalltag.

Es ist nicht gut, wenn dann ausgerechnet die Organisation im Büro hinterherhinkt. Terminplanung auf Notizzetteln und über mehrere nicht-synchronisierte Geräte verteilt führt eher zu Chaos also zu der angestrebten Organisation.

Diverse Technologien nehmen sich diesem Problem an und beseitigen so ein wenig vom organisatorischen Chaos in Büros. Dazu müssen alle Beteiligten allerdings daran interessiert sein, mit den ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln zu arbeiten.

Datenschutz und Digitalisierung

Natürlich hat die Digitalisierung auch im Büro vor allem Vorteile – bestimmte Arbeitsabläufe, die früher monoton und zeitraubend waren, erledigen sich heute in Minutenschnelle. Das spart Zeit und Nerven – und am Ende auch Geld.

Trotzdem hat die Digitalisierung Nachteile – oder eben Gefahrenstellen. Ein großes Thema, für das man gerade in Deutschland sensibilisiert ist, ist der Datenschutz. Viele private Informationen liegen auf Servern, deren Besitzer sich dahinter verstecken können. Vielleicht stört es die wenigsten, wenn ihre Urlaubsfotos auf solchen Servern gelagert werden – aber spätestens bei vertraulichen Unterlagen vom Anwalt wird das vielen suspekt.

Deswegen ist es wichtig, bei der Auswahl von Organisationshilfen immer auch darauf zu achten, wie sie funktionieren. Wenn das nicht so transparent ist, dass es auch Laien verstehen, gibt es vielleicht versteckte Probleme. Dieses Prinzip bei der Auswahl von Apps oder Programmen zu berücksichtigen ist eine gute Grundlage für alle Unternehmer.

Synchronisierte Informationen

Ein großer Vorteil der neuen Arbeitswelt ist, dass automatisch Informationen an mehreren Orten gleichzeitig synchronisiert werden können. Jeder im Büro kann in Echtzeit nachvollziehen, wann der Konferenzraum belegt ist und ob ein Kollege erreichbar ist oder nicht. Dazu muss die Synchronisation gut funktionieren – hier kommt natürlich alles auf die richtige Technologie an.

In größeren Büros entstehen Schwierigkeiten häufig durch die Synchronisation von Geräten unterschiedlicher Hersteller – dafür gibt es in vielen größeren Unternehmen aber auch einen designierten Experten für Technologie. Für kleinere Unternehmen oder Büros, die Wert auf die Datenschutz und Synchronisation legen, gibt es aber auch Synchronisationslösungen, die die technischen Brücken von allein schlagen.

Wenn die Informationen geteilt sind, bedeutet das oft eine bessere Zusammenarbeit. Und auch Planung für den Tag: Geteilte ToDo-Listen, Gant-Diagramme oder Projektordner sind vor allem für Teams sehr nützlich.

Außerdem funktioniert die Planung besser. Termine können von unterschiedlichen Leuten aufgenommen und eingetragen werden. Dafür ist natürlich eine wichtige Voraussetzung, dass immer jemand Zeit hat, Termine aufzunehmen – oder die Zeiten zumindest gleichmäßig verteilt sind.

Tagesplanung und Sekretariat mit der ebuero App

Eine weitere nützliche Ergänzung zur Organisation des Arbeitsalltags bietet übrigens unsere App: Hier können Sie jeden Morgen oder langfristig Ihren Tagesplan einstellen, Ihren lokalen Kalender synchronisieren und so dafür sorgen, dass all Ihre Anrufe auf die richtige Art angenommen oder weitergeleitet werden. Die ebuero App zur Büroorganisation bietet Ihnen darüber hinaus noch einige weitere Funktionen, um unseren Service zu nutzen.

Ein Riesenvorteil dieser App für Sie: Sie ist dafür gemacht, weniger Störungen und Ablenkungen in Ihrem Arbeitsalltag zu bringen. Anders als andere Apps, die Sie durch neue Nachrichten vom Arbeiten abhalten, können Sie durch ebuero beruhigt darauf vertrauen, dass alle wichtigen Nachrichten ankommen.