Der Sekretariatsservice für Ihr Smartphone: so funktioniert die ebuero App

Mit diesem Tutorial werden Sie lernen, wie Sie die ebuero App nutzen können, um Ihr Telefonsekretariat mobil zu verwalten und neue Anweisungen für Ihre Sekretärin mit einem Klick und in Echtzeit zu hinterlegen.

 

Mit der ebuero App können Sie jederzeit auch von unterwegs entscheiden, was Ihre Sekretärin Ihren Anrufern am Telefon mitteilen soll, wenn Sie z.B. nicht im Büro sind, wenn Sie mit einem Kunden oder in einem Meeting beschäftigt sind etc. Sie können auch definieren, ob die Sekretärin alle, keine, oder nur VIP-Anrufer durchstellen soll. Mit der ebuero App können Sie außerdem jederzeit entscheiden, wann Ihre Anrufe an Ihre Sekretärin weitergeleitet werden. Zum Beispiel wenn Ihre Leitung besetzt oder nicht erreichbar ist, oder wenn Sie den Anruf innerhalb einer zuvor definierten Zeitspanne (zum Beispiel bis zum 3. Klingeln) nicht selbst entgegennehmen konnten.

ebuero App installieren und konfigurieren

Das wichtigste zuerst: Die ebuero App ist komplett kostenlos und sowohl für Android als auch für iPhone oder iPad verfügbar. Die aktuelle Version, deren Funktionen wir Ihnen hier vorstellen möchten, ist die 4.1.2. Die folgenden Screenshots und Beschreibungen beziehen sich auf die Android Version, aber auch Besitzer eines iPhones oder iPads werden die Funktionalitäten schnell wiederfinden, da sie für diese Geräte beinahe identisch sind.

Suchen Sie zuerst nach „ebuero app“ im jeweiligen Store und installieren Sie die App. Am Ende der Installation, nachdem Sie auf „Anmelden“ geklickt haben, zeigt die App den folgenden Login-Bildschirm:

Wenn Sie noch kein ebuero-Kunde sind, können Sie mit Hilfe des Buttons „Sie haben noch kein Benutzerkonto?“ das Anmeldeformular ausfüllen und den Service testen. Wenn Sie schon ein ebuero-Benutzerkonto haben, tragen Sie einfach Ihren Benutzername und Passwort ein.

Wenn Sie die App das erste Mal verwenden, wird Ihnen ein Einrichtungsassistent angezeigt. Dieser wird Ihnen bei der Wahl der Grundeinstellungen und bei der Konfiguration der wichtigsten Funktionen der App helfen.

Sie können den Einrichtungsassistent aber auch jederzeit überspringen und ihn später erneut vom „Hauptmenü > Ihre Sekretärin > Ich möchte den Einrichtungsassistent nutzen“ abrufen.

Während der Ersteinrichtung können Sie die Anrufweiterleitung an Ihr Sekretariat mit einem Klick einrichten: die gleichen Optionen können zu einem späteren Zeitpunkt aus dem „Hauptmenü > Rufumleitung“ erneut abgerufen und bei Bedarf geändert werden. Der Bildschirm “Rufumleitung” gibt Ihnen die Möglichkeit, die Art der Anrufweiterleitung zu wählen, die für Sie am nützlichsten ist. Wir empfehlen Ihnen die Einstellung “Automatisch”, denn damit werden Ihre Anrufe immer dann umgeleitet, wenn Ihr Telefon besetzt ist oder wenn Sie nach längerem Klingeln nicht abnehmen.

Mit “Manuell” können Sie eine oder mehrere Arten der Anrufweiterleitung einzeln konfigurieren und ein- oder ausschalten.

Wenn Sie die automatische Rufweiterleitung ausgewählt haben und diese deaktivieren möchten, gehen Sie zurück auf den Bildschirm “Rufumleitung” und wählen den Button “Deaktivieren“. Um die Manuelle Rufumleitungen zu deaktivieren, klicken Sie erst auf „Manuell“ und danach auf „Deaktiviere alle Weiterleitungen“.

Im Anschluss an die Ersteinrichtung wird Ihnen deren Erfolg bestätigt:

Um sicher zu sein, dass Sie Ihre Anweisungen richtig gespeichert und konfiguriert haben, können Sie hier gleich einen Testanruf starten und mit Ihrer ebuero-Sekretärin sprechen.

Die App empfängt Sie anschließend bei jedem Aufruf mit einem Willkommens-Bildschirm, der die wichtigsten Funktionen auflistet. Die gleichen Einstellungen können jederzeit über das Hauptmenü abgerufen werden, indem Sie auf “Ihre Sekretärin” klicken. Hier die einzelne Funktionen im Detail:

1) Ich möchte eine Nachricht senden.

Mit dieser Funktion können Sie in Echtzeit eine Nachricht an Ihre Sekretärin schicken. Wenn Sie zum Beispiel Ihr Profil ändern möchten oder wenn Sie Unterstützung vom Kundenservice benötigen, können Sie dieses Textfeld verwenden.

2) Ich möchte Feedback geben.

Hier können Sie Anregungen schicken, Fragen stellen, Ideen zur Verbesserung der App hinterlassen oder auf technische Probleme hinweisen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Screenshots anzuhängen.

3) Ich möchte meinen Tag planen

In dieser Sektion können Sie den Tagesplaner aufrufen. Diese praktische Memo-Funktion erinnert Sie jeden Tag zur gleichen Zeit daran, Ihren Tag zu planen und neue Anweisungen für die Sekretärin zu hinterlassen. Wenn Sie auf „Einstellungen“ klicken, können Sie frei entscheiden, zu welcher Uhrzeit und an welchen Wochentagen der Tagesplaner in Ihren Push-Benachrichtigungen angezeigt werden soll.

Wenn Sie auf “Start” klicken, zeigt Ihnen der Planer die Liste von Terminen, die Sie in Ihrem lokalen Kalender bereits gespeichert haben. Für jeden Termin haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einstellungen für die Anrufweiterleitung zu ändern und einen neuen Verhinderungsgrund zu hinterlegen. Wenn Sie zum Beispiel heute Abend von 18:00 bis 19:00 Uhr einen Termin mit einem Kunden geplant haben, können Sie  Ihrer Sekretärin dies mitteilen, so dass sie Ihre Anrufer entsprechend informieren kann:

Sobald sie die Nachricht gespeichert haben, wird Ihre Sekretärin in Echtzeit den Termin in Ihrem Tagesplan sehen und Ihre Anrufe gemäß Ihren Wünschen bearbeiten.

4) Ich möchte meine Kontakte teilen

Diese Einstellung ermöglicht Ihnen, Ihre Kontakte für Ihre Sekretärin freizuschalten. Diese Option ist besonders nützlich, denn dadurch wird es für Ihre Sekretärin deutlich einfacher, den Anrufer zu erkennen. Sobald Sie beginnt, den Namen des Anrufers einzugeben, wird ihr eine Liste mit Namen aus Ihrem Adressbuch angezeigt und die Datenaufnahme erheblich verbessert.

5) Ich möchte eine Standardanrufbearbeitung einstellen

Hier können Sie die Standardanrufbearbeitung definieren, die Ihre Sekretärin verwenden soll, wenn kein anderer Termin in Ihrem Tagesplan eingetragen wurde.

Um die Standardanrufbearbeitung zu konfigurieren, klicken Sie auf “Start” und entscheiden sich für eine der drei Optionen: alle eingehende Anrufe durchstellen, keinen Anruf durchstellen, nur bestimmte Anrufe durchstellen.

Wenn jemand versucht, Sie zu erreichen, wird Ihre ebuero Sekretärin dem Anrufer mitteilen, dass Sie verhindert sind und dem Anrufer den gewünschten Verhinderungsgrund nennen: Sie können entweder einen Standard-Grund auswählen oder einen individuellen Text hinterlegen. Um diese Einstellung zu speichern, klicken Sie auf „Fertig“.

6) Ich möchte den Einrichtungsassistent nutzen.

Mit dieser Option können Sie sich das Setup-Tutorial der App noch einmal anschauen.

7) Ich möchte den Meldetext ändern.

Mit dieser Option können Sie jederzeit den Meldetext ändern, den Ihre ebuero-Sekretärin verwenden soll, wenn sie einen Anruf für Sie entgegennimmt. Sie können den Meldetext frei wählen (z.B. “Firma XYZ, Guten Tag, was kann ich für Sie tun?). Wichtig zu wissen ist dabei, dass diese Option nur für das Haupt-Sekretariat verfügbar ist, auch wenn Sie zusätzliche Sekretariate für Ihre Mitarbeiter gebucht haben. .

Nun zeigen wir Ihnen im Detail, wie die anderen Funktionen im Hauptmenü genutzt werden können.

Tagesplan konfigurieren und Anrufhistorie einsehen

Der Tagesplan

In Ihrem Tagesplan können Sie Ihre Termine für den aktuellen Tag eingeben, zukünftige Termine hinterlegen oder bereits gespeicherte Terminen ändern. Hier ein konkretes Beispiel: Sie sind den ganzen Vormittag auf einer Konferenz und planen, um 15:00 Uhr wieder im Büro zu sein. Um einen neuen Termin zu hinterlegen, klicken Sie dann auf das + Symbol (oben rechts). Es öffnet sich ein Bildschirm, in dem Sie Ihren neuen Termin eintragen können.

Sie wählen dann die Zeitspanne des Termins (mit Hilfe der Tasten +1 und -1 können Sie die Uhrzeit stellen) und hinterlegen eine individuelle Nachricht, welche der ebuero Sekretärin ausschließlich zu dieser Zeit angezeigt werden soll. Am Ende klicken Sie auf “Fertig” (oben rechts).

Um 14:30 Uhr stellen Sie fest, dass Sie nicht pünktlich im Büro sein werden. Sie müssen daher die Nachricht für Ihre ebuero Sekretärin ändern. Sie gehen auf Ihren Tagesplan,  selektieren den Termin, den Sie ändern möchten, klicken auf die Uhrzeit und verschieben das Ende des Termins um 1 Stunde.  

 

Da Sie einen Anruf von einem wichtigen Kunden, den Sie als VIP hinterlegt haben, um 15.30 Uhr erwarten, wollen Sie nun auch die Anrufbearbeitung und den Verhinderungsgrund entsprechend anpassen. Wählen Sie deshalb das orange Symbol “nur VIPs weiterleiten”. Klicken Sie danach auf “Fertig”, um Ihre Änderungen zu bestätigen:

In allen anderen Situationen, in denen Sie möchten, dass Ihre Sekretärin alle Anrufe durchstellt, wählen Sie das grüne Symbol “alle Anrufe weiterleiten”. Wenn jemand anruft, wird sich Ihre ebuero Sekretärin mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen den Namen des Anrufers sowie den Grund für dessen Anruf mitteilen. Auf diese Weise können Sie immer frei entscheiden, ob Sie den Anruf annehmen oder eine bestimmte Nachricht an den Anrufer mitteilen möchten.

 Die Anrufhistorie

Die Anrufhistorie ist ein Archiv von allen entgegengenommenen Anrufen. Neben der Aktualisierung in Echtzeit, bietet die Anrufhistorie andere interessante Funktionen. 

Durch einen Klick auf die Vorschau eines Anrufs können Sie auf die entsprechende Anrufnotiz zugreifen. Wenn der Anruf dringend ist, zeigt die Anrufnotiz ein Ausrufezeichen auf der rechten Seite. Hier können Sie auch direkt per Klick Ihre Anrufer zurückrufen. Wenn Sie in einer Anrufnotiz bis zum Ende scrollen, finden Sie eine Feedback-Funktion:

Das Feedback-Tool hat den Vorteil, dass unser System immer versucht, Ihre Anrufe den Sekretärinnen zuzuweisen, mit denen Sie bereits in der Vergangenheit sehr zufrieden waren. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass möglichst immer Ihre Lieblings-Sekretärinnen Ihre Anrufe entgegennehmen. Je mehr Feedbacks Sie geben, desto leichter ist für ebuero, Ihre Anrufe an die gewünschten Sekretärinnen zu vermitteln. 

In der Anrufhistorie können Sie außerdem Anrufer in Gruppen einteilen, um bestimmte Anrufnotizen hervorzuheben. Dafür wird eine nützliche Kategoriesierungs-Funktion (Flaggen oben rechts) zur Verfügung gestellt:

TIPP: Die entgegengenommene Anrufe werden Ihnen nicht nur in der Anrufnotiz angezeigt, sondern auch in Ihrer Push-Benachrichtigungen. Wenn Sie möchten, können Sie für diese Benachrichtigungen einen Ton wählen. Vom Hauptmenü der App klicken Sie auf “Einstellungen” > “Benachrichtigungen” und wählen den gewünschten Ton.