6 Tipps für kurze und effektive Meetings

Arbeitszeit ist in der Geschäftswelt ein wertvolles Gut. Daher ist es immens wichtig, die Zeit, die uns für unsere täglichen Aufgaben zur Verfügung steht, gut und sinnvoll einzuteilen. Doch was nützen uns unsere Selbstmanagementkünste, wenn sich von früh bis spät ein Meeting an das andere reiht und am Ende keine Zeit mehr für die eigentliche Arbeit bleibt? Der Schlüssel liegt in kurzen und effektiven Besprechungen, die sinnvollerweise nicht mehr Zeit als unbedingt nötig in Anspruch nehmen. Mit den folgenden sechs Tipps verschaffen Sie sich nicht nur mehr Arbeitszeit, sondern reduzieren gleichzeitig auch Ihren Stresspegel.

1. Ziel definieren und Zeit vorgeben

Bevor Sie ein Meeting in den Kalender eintragen, überlegen Sie sich zunächst, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist oder ob Sie das gleiche Ziel auch durch ein Telefonat oder eine E-Mail erreichen.

Achten Sie zudem darauf, dass Sie nicht zu viel Zeit für ein Meeting einplanen. Es ist erstaunlich, wie viele Dinge innerhalb von 10 Minuten abgehandelt werden können.

2. Gezielt einladen

Je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, desto länger dauert es, schließlich möchte jeder seine Meinung äußern. Dadurch wird es auch schwieriger, einen gemeinsamen Entschluss zu fassen.

Laden Sie deshalb nur die Menschen zu Ihrem Meeting ein, die sich auch tatsächlich mit einbringen sollten.

3. Detaillierte Agenda verfassen

Anstelle einer Tagesordnung aus vagen Stichpunkten, die großen Interpretationsspielraum offen lässt, sollten Sie Ihre Agenda detailliert formulieren.

Ersetzen Sie einzelne Diskussionspunkte durch die Ziele, die Sie mit der Besprechung erreichen möchten, und geben Sie zu jedem Ziel so viele Informationen wie möglich vor. Dadurch erreichen Sie, dass sich die Teilnehmer ausführlich und sinnvoll vorbereiten können und während der Besprechung nicht unnötig Zeit mit der Formulierung ihrer genauen Absicht vergeudet wird.

4. Die richtige Tageszeit auswählen

Für effektive Meetings ist nicht nur das Wie und Was von Bedeutung, sondern auch das Wann. Vermeiden Sie wichtige Besprechungen zur Mittagszeit. Wenn Ihre Teilnehmer hungrig sind oder gerade ausgiebig in der Kantine gespeist haben, sinkt die Produktivität auf den Nullpunkt. Bei Meetings kurz vor Feierabend könnten Sie auf taube Ohren stoßen, weil niemand kurz vor Schluss noch geistige Höchstleistungen vollbringen kann.

Die effektivsten Besprechungen finden am Morgen oder am frühen Nachmittag statt. Mit der Frage, ob Frühaufsteher generell produktiver sind, hat sich Dr. Christoph Randler in seiner Studie beschäftigt.

5. Stehen anstatt Sitzen

Machen Sie aus Ihrer Sitzung ganz einfach eine „Stehung“ – damit sorgen Sie nicht nur dafür, dass sich die Dauer des Meetings auf ein Minimum beschränkt, sondern auch für mehr Engagement. Machen Sie Schluss mit der einschläfernden Haltung in Boardroom-Sesseln und halten Sie Ihre Besprechungen entweder am Stehtisch ab oder, noch besser, im Gehen!

Für kurze Teambesprechungen werden beispielsweise sogar Liegestütz-Meetings empfohlen. Dabei liegt das gesamte Team auf dem Boden und der jeweilige Sprecher geht für die gesamte Redezeit in die Liegestützposition. Dadurch kommen auch ausschweifende Redner schneller auf den Punkt.

Studien beweisen, dass wer im Stehen arbeitet, produktiver ist: Man sollte also nicht nur im Stehen besprechen, sondern sich eigentlich auch zum Arbeiten nicht hinsetzen.

6. Richtig moderieren

Behalten Sie als Moderator des Meetings stets Ihre Ziele im Auge und sorgen Sie dafür, dass sich die Besprechung auf diese hinbewegt und nicht vom Thema abkommt. Mit einer guten Gesprächsführung sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer Ihrem roten Faden folgen und die zur Verfügung stehende Zeit effektiv genutzt wird.

Mit diesen Tipps werden Ihre Besprechungen zukünftig nicht nur effektiver, sondern auch kürzer, was für weniger Stress und stattdessen für mehr Entspannung und Motivation sorgt.